Wejście w życie nowych przepisów dla każdej organizacji oznacza niepewność oraz konieczność wprowadzenia zmian w dotychczasowym sposobie działania. Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz wykorzystanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) również będzie miało wpływ na obsługę procesu fakturowania oraz zakupu. Celem wprowadzenia nowych przepisów jest poprawa komunikacji pomiędzy podatnikami a administracją oraz uszczelnienie systemu podatkowego i przeciwdziałanie oszustwom. KSeF to nowy sposób dokumentowania transakcji pomiędzy sprzedającymi a kupującymi, z wykorzystaniem platformy Ministerstwa Finansów, gdzie docelowo będą gromadzone wszystkie e-faktury, wystawiane przez przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak kolejne wersje testowe rozwiązania udostępnionego przez Ministerstwo Finansów wskazują na to, że rozwiązanie nadal jest ulepszane. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że już od kwietnia 2023 roku wszystkie podmioty, prowadzące działalność gospodarczą będą musiały wywiązywać się z nowych obowiązków. Wejście w życie nowych przepisów dla wielu organizacji będzie oznaczało jednak prawdziwą rewolucję. Według portalu www.prawo.pl1, ponad 1/3 firm nadal wystawia faktury w formie papierowej. Według danych GUS, około 1,5% przedsiębiorców nie ma dostępu do internetu, co wydaje się dość nieprawdopodobne. Wiele firm wystawia tak duże ilości dokumentów, że wprowadzenie nowego modelu działania, może być trudne ze względów technologicznych. Dodatkowo nowa faktura zawiera ok. 300 pozycji, które są wymagane a nie wynikają z zakresu „danych obowiązkowych” ustawy o podatku VAT. Jak w takim razie sprostać nowym wytycznym? Mimo, że do terminu obowiązywania nowych przepisów jest jeszcze trochę czasu, warto już dziś pochylić się nad obecnym modelu działania, narzędziami z których korzystamy i weryfikacją możliwości dostosowania się do nowego sposobu pracy. Wiele firm korzysta z więcej niż jednego narzędzia do fakturowania: część faktur jest wystawiana ręcznie, inne pochodzą z różnych systemów, które niekoniecznie są wspierane i dostosowywane do aktualnych przepisów. W takich przypadkach, rozwiązaniem jest skorzystanie z narzędzia, które będzie stanowiło platformę komunikacyjną pomiędzy obecnymi systemami i które pozwoli również na wystawianie dokumentów sprzedaży co pozwoli wyeliminować ręczną pracę. Problemem może być też skala dokumentów, które trafiają do klientów. Jeżeli jest ich dużo, to konieczne jest przeanalizowanie możliwości technicznych, które pozwolą na sprawną obsługę tego procesu. Warto również zwrócić uwagę na to, że nowe przepisy dotyczą zarówno faktur sprzedaży, jak i zakupu. Pobieranie obydwu typów dokumentów jest konieczne, ze względu na obowiązek przechowywania numeru, nadanego przez Krajowy System e-Faktur. To również może mieć wpływ na zakres danych, jakie są przechowywane w systemach ewidencyjnych. W wielu przypadkach niezbędna jest szczegółowa analiza danych, które obecnie znajdują się na fakturach, pochodzących z różnych źródeł, pod kątem ich zakresu zgodnego z wymogami KSeF. Przeprowadzenie analizy, weryfikującej i stronę technologiczną i merytoryczną, pozwala na zaplanowanie konkretnych działań, które pozwolą na przygotowanie się do nowych przepisów. Jednak warto podkreślić, że nowe przepisy to nie tylko problem dla organizacji, ale również wymierne korzyści: szansa na digitalizację dokumentów i zoptymalizowanie procesu sprzedaży obniżenie kosztów obsługi dokumentów poprzez wyeliminowanie pracy ręcznej oraz kosztów papieru eliminacja błędów przy ręcznym procesie wystawiania faktur przeniesienie odpowiedzialności związanej z przechowywaniem dokumentów przez 10 lat na Krajowy System e-Faktur ujednolicenie dokumentów zarówno pod względem ich zawartości, jak i formatu KSeF wyeliminuje obowiązki związane z JPK krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT (do 40 dni) możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania VAT w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiona zostanie faktura korygująca Mimo wielu wyzwań, jakie zostały postawione przez przedsiębiorcami w zakresie przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur, sam proces przygotowania się do nowych przepisów może być szansą na optymalizację procesów związanych ze sprzedażą. Dostarczamy narzędzie do komunikacji z bramką ministerstwa Finansów oraz pomagamy przedsiębiorstwom przygotować się do nowych przepisów, prowadząc analizę merytoryczno-techniczną. Niezależnie od tego, jak przebiega proces fakturowania w firmie, jesteśmy w stanie go zoptymalizować oraz usystematyzować. Zapraszamy do kontaktu.
